Automatisierte Verfahren und Vorgänge müssen im Unternehmen in einem sogenannten Verfahrensverzeichnis dokumentiert werden.

 

Aufgabe:

a) Welchen Zweck erfüllt ein betriebliches Verfahrensverzeichnis?

b) Welche Punkte müssen standardmäßig in einem Verfahrensverzeichnis erfaßt werden?

 

Lösung:

 

a) Das Verfahrensverzeichnis dient zur Transparenz und Eigenkontrolle im Betrieb ebenso wie für Kontrollen durch die Datenschutzbehörden bzw. den Datenschutzbeauftragten und der Information der Betroffenen.

b)

  • Bezeichnung, Zweckbestimung und Grundlage des Verfahrens
  • Beschreibung der Personengruppe, über die Daten erfasst werden
  • Art und Umfang der zu einer Person gespeicherten Daten
  • Bei einem Auftrag (gemäß §11 BDSG): Auftraggeber bzw. Datenempfänger
  • Die Zugriffsrechte innerhalb der datenverarbeitenden Stelle
  • Fristen der Aufbewahrung bze. Zeit bis zur Löschung der Daten
  • Technische und organisatorische Maßnahmen nach §9,1 BDSG
  • Bei der Datenerfassung, -verarbeitung und -speicherung eingesetzte Hard- und Software